Como evitar riscos na contratação de fornecedores de produtos ou serviços

Algumas medidas simples podem evitar que sua empresa tenha futuros problemas com seus fornecedores de produtos ou serviços.

1. O QUE VOCÊ PRECISA SABER ANTES DE CONTRATAR UM FORNECEDOR

Antes de contratar um fornecedor, é essencial fazer uma verificação prévia sobre sua existência jurídica, sua reputação no mercado, sua capacidade para prestar o serviço ou fornecer o produto.

A existência jurídica da sociedade é comprovada por meio dos seus documentos societários (contrato social ou estatuto social), os quais devem ser solicitados ao fornecedor ou obtidos diretamente junto aos órgãos responsáveis pelo registro (Juntas Comerciais ou Cartórios, conforme o tipo de sociedade). O CNPJ também deverá ser informado pelo fornecedor.

Para verificar se o fornecedor vem cumprindo com as obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais e se não tem nenhum pedido de falência ou ingressou com pedido de recuperação judicial recente recomenda-se solicitar ao fornecedor a entrega de algumas certidões, dentre elas: INSS, FGTS, tributos e contribuições federais, processos cíveis, trabalhistas e tributários, falência e recuperação judicial, protestos, dentre outras.

A maioria dessas certidões também pode ser obtida eletronicamente, desde que você saiba o número do CNPJ do fornecedor.

A verificação da reputação do fornecedor e de sua capacidade para prestar o serviço ou fornecer o produto podem ser feitas por meio de conversas com outros clientes do fornecedor e também em pesquisas aos órgãos de proteção ao consumidor (PROCON, IDEC, Reclame Aqui dentre outros).

Escolhido o fornecedor, a próxima etapa será a negociação do contrato.

2.    NEGOCIAÇÃO DO CONTRATO

É comum que antes de negociar o contrato, o fornecedor envie uma oferta com as condições da prestação do serviço e/ou do fornecimento do produto. A oferta deverá detalhar o serviço a ser prestado e/ou o produto a ser fornecido, o prazo de entrega e/ou da conclusão do serviço, o preço, os tributos incidentes sobre o preço, bem como outros detalhes importantes para a contratação (ex. condições de entrega do produto, forma de prestação do serviço, responsabilidade ou não pelo transporte do produto, seguro, dentre outras).

Se a oferta for feita com prazo de validade, o fornecedor estará obrigado a cumprir os termos da oferta durante tal prazo. A oferta, sem prazo de validade, não vincula o fornecedor se: (i) não é imediatamente aceita quando as partes negociam pessoalmente (inclusive por telefone); (ii) decorreu tempo suficiente para chegar a resposta ao fornecedor e a resposta não chegou; e (iii) houver retratação do ofertante antes ou ao mesmo tempo em que a oferta foi recebida pela outra parte.

Além do preço, as partes também devem negociar outros importantes elementos do contrato, o qual deverá refletir de forma mais completa e detalhada a forma da prestação dos serviços e/ou do fornecimento de produtos. O contrato deverá ter, no mínimo, as seguintes cláusulas: (i) objeto; (ii) preço, reajuste e tributos; (iii) obrigações e responsabilidades de cada parte, incluindo multa por descumprimento contratual; (iv) prazo; (v) formas de término; (vi) garantias; (vii) possibilidade ou não de cessão das obrigações; (viii) possibilidade ou não de subcontratação de terceiros; (ix) aditamento; (x) confidencialidade; e (xi) foro ou arbitragem, conforme o caso.
Assim que as partes chegam a um consenso sobre o teor do contrato, elas estão prontas para assiná-lo. Nesse momento, é importante analisar o documento societário do fornecedor para identificar quem tem poderes para representar a empresa. Quando o documento societário não dispõe claramente sobre quem tem esses poderes, recomenda-se que o diretor/administrador (havendo apenas um) ou todos os diretores/administradores em conjunto devam assinar o contrato. Caso o seu contrato seja assinado por um procurador, não se esqueça de pedir a procuração e verificar se ela está dentro do prazo de validade.

3.   GESTÃO DO CONTRATO

Nem todas as empresas contratantes tem por hábito fazer a gestão dos seus contratos com fornecedores. Os contratos de execução continuada (ou seja, aqueles em que haverá contínua prestação de serviços e/ou fornecimento de produtos) devem ser monitorados regularmente, para assegurar o cumprimento das obrigações por parte do fornecedor.

Além disso, as certidões já mencionadas acima (INSS, FGTS, tributos federais, dentre outras) devem ser periodicamente solicitadas ao fornecedor, a fim de mitigar passivos decorrentes de eventuais demandas por responsabilidade solidária (sobretudo trabalhista).

Recomenda-se arquivar fisicamente e eletronicamente tais contratos e certidões, bem como quaisquer comunicações (e-mails, cartas, etc.) trocadas com o fornecedor em razão de descumprimento de suas obrigações sob o contrato, ou ainda, relativas a novos preços, reajuste, ou quaisquer outras informações relevantes. Estes documentos poderão ser utilizados pela empresa contratante em eventual litígio contra o fornecedor em razão de problemas na prestação dos serviços e/ou no fornecimento de produtos.

Para os contratos de prestação de serviços em que haja cessão de mão de obra do fornecedor à empresa contratante (ex. contratos de limpeza e de vigilância), além dos documentos e certidões já mencionados, é fundamental solicitar mensalmente ao fornecedor o envio da relação de empregados envolvidos na prestação dos serviços, as guias de pagamento de salário, as guias de INSS e FGTS e a comprovação do pagamento dos demais encargos trabalhistas (férias, 13º salário, dentre outros).

Antes de contratar o seu fornecedor, é essencial tomar todos os cuidados para que a futura contratação de fornecedores não termine dando mais transtornos do que benefícios.

Faça o seu comentário